Mantener llimpia tu cuenta de email es una de las tareas fundamentales para un buen mantenimiento de tu web y de tu hosting

Uno de los problemas comunes que encuentro a menudo con los usuarios (clientes) de las webs que desarrollo es la falta de espacio o el excesivo consumo de recursos de sus respectivos servicios de hosting. Esto es debido, en muchas ocasiones. a que cometen el error de usar sus cuentas de email como centro de almacenamiento de información.

Las cuentas de email son un medio hábil y corporativo para comunicarte con tus clientes. Puedes enviar y recibir información importante, detalles sobre productos, servicios o actualizaciones importantes sobre tu empresa.

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En este sentido es importante:

  • No utilizar tu cuenta de email de empresa para uso personal (particular).
  • Añadir un encabezado atractivo y acorde con tu imagen empresarial.
  • Configurar una buena herramienta anti-spam y darte de alta en Google Recaptcha para los formularios asociados a tu cuenta.
  • Añadir un doble factor de autentificación para el acceso y gestión de tu cuenta.

¿Y cómo gestionamos el espacio?

Como decíamos, una cuenta de mail (corporativo) del tipo: contacto@miempresa.com no es una herramienta de alamacenamiento de información.

Debemos tener en cuenta que todo, todo en la vida es limitado. El espacio de nuestra cuenta de email y de nuestro hosting también. Por ello lo más aconsejable es crear ordenadamente las carpetas necesarias en nuestro ordenador o disco duro para descargar regularmente los emails que consideremos importantes y borrar directamente todo lo demás. Recuerda también vaciar regularmente la papelera de tu email, ya que de lo contrario seguirás haciendo un uso contraproducente de tu espacio.

Suelo trabajar casi exclusivamente con webmail para la gestión de las cuentas de emails de mis clientes -y de las mías-. Es muy fácil e intuitiva, con un interface amable. Ofrece variedad de funciones y personalizaciones posibles y además resulta segura.

«El webmail permite listar, desplegar y borrar mediante un navegador web los correos almacenados en un servidor remoto. Los correos pueden consultarse posteriormente desde otro ordenador conectado a la misma red (por ejemplo, Internet) y que disponga de un navegador web.»

Además, webmail ofrece la posibilidad de trabajar con distintos softwares de correo electrónico, dentro de los cuales recomiendo siempre el uso de Roundcube«un cliente IMAP multilingüe basado en navegador con una interfaz de usuario similar a una aplicación. Proporciona la funcionalidad completa que espera de un cliente de correo electrónico, incluida la compatibilidad con MIME, la libreta de direcciones, la manipulación de carpetas, la búsqueda de mensajes y la revisión ortográfica.»

Pero… ¿Cómo descargo los emails de webmail en mi ordenador?

Pues bien, la cosa es bien sencilla (ver imagen). Basta con acceder a nuestra cuenta de email y, en la parte superior, en el icono de tres puntos (…) donde leemos «más» se desplegará un menú con varias opciones. Entre estas opciones debemos seleccionar «descargar (.eml)». Esta opción nos descarga una copia del email seleccionado.

De esta forma puedes ir guardando los emails y archivos que creas importantes directamente en tu ordenador sin explotar en exceso los recursos de tu hosting. Debes tener en cuenta, eso sí, que esta opción solo te permite descargar (o subir) un número limitado de emails de una sola vez, pero con un poco de paciencia y si no dejas pasar demasiado tiempo no resultará nada complicado.

En definitiva, para mantener tu hosting totalmente optimizado y no agotar los recursos del mismo, de forma que pueda darte algún quebradero de cabeza (una vez consumas el espacio máximo contratado en tu plan de hosing puedes dejar de recibir correos importantes o incluso puede afectar al funcionamiento de tu web) mantén tus cuentas de emails lo más limpias posible y recuerda: no las utilices para almacenar información permanentemente.

Existen otros muchos factores que pueden «colapsar» los recursos de tu servicio de hosting: calidad y tamaño de imágenes que subes, arquitectura interna de tu web, exceso de páginas, demasiados complementos instalados… etc. Pero ese tema lo veremos en otra ocasión.

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